Polityka prywatności

Wyjaśniamy prostymi słowami, jakie dane o tobie otrzymuje Biuro Tłumaczeń Admiral, w jakim celu, komu je przekazujemy, jak długo je przechowujemy i jak możesz nimi zarządzać.

Polityka dotyczy strony admiral.com.ua, korespondencji z nami przez komunikatory i e-mail, rozmów telefonicznych oraz stron płatności i śledzenia zamówienia w domenie admiral.in.ua. Jak działają pliki cookies, wyjaśnia strona „Pliki cookies” (po angielsku), a jak świadczymy usługi, „Warunki korzystania” (po angielsku).

Kim jesteśmy

Biuro Tłumaczeń Admiral działa od 2008 roku. Biuro główne: ul. Pylypchuka 41, Chmielnicki, Ukraina.

Osobą prawną biura jest TOV ADMIRAL PRAIM, kod EDRPOU 37602140, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prawa ukraińskiego. Usługę w ramach konkretnego zamówienia świadczy i płatność otrzymuje TOV ADMIRAL PRAIM albo przedsiębiorca indywidualny (FOP) współpracujący z biurem. Kto dokładnie, podajemy w rachunku, umowie lub na stronie płatności. W biurach partnerskich Admiral w innych miastach zamówienia przyjmują nasi partnerzy: inne firmy i przedsiębiorcy. Twoje dane we wszystkich przypadkach przetwarzamy według zasad z tej strony.

W sprawach danych osobowych napisz na info@admiral.com.ua lub zadzwoń: +38 (067) 621-23-25.

Jakie dane otrzymujemy

Gdy do nas piszesz lub dzwonisz

• podane przez ciebie imię, numer telefonu, adres e-mail, nazwę użytkownika w Telegramie, Viberze lub WhatsAppie;
• treść korespondencji i pliki, które wysyłasz: zdjęcia, skany, dokumenty.

Dokumenty do tłumaczenia

Dokumenty zawierają twoje dane i dane innych osób: imiona i nazwiska, daty urodzenia, adresy, numery dokumentów, podpisy. Niektóre dokumenty zawierają też dane szczególnie wrażliwe, na przykład o stanie zdrowia w dokumentacji medycznej. Używamy ich tylko do tłumaczenia, poświadczenia i innych usług, o które prosisz.

Wysyłając dokument innej osoby, upewnij się, że możesz go udostępnić: na przykład jesteś jej przedstawicielem ustawowym albo ta osoba sama cię o to poprosiła.

Gdy zamawiasz usługę

• imię i nazwisko (oraz imię odojcowskie, jeśli je masz), zapis imienia i nazwiska alfabetem łacińskim (jak w paszporcie), dane kontaktowe;
• dane zamówienia: dokumenty, języki, rodzaj poświadczenia, cenę, termin, etapy realizacji;
• dane płatności: kwotę, datę, imię i nazwisko płatnika oraz tytuł przelewu z wyciągu bankowego, numer zamówienia;
• dane do wysyłki przez Nova Poshta: imię i nazwisko odbiorcy, telefon, miasto i oddział lub adres, numer listu przewozowego;
• w przypadku firm: nazwę, kod EDRPOU, dane rejestrowe i bankowe, imię, nazwisko i stanowisko osoby podpisującej, osobę kontaktową.

Kartą płacisz na stronie LiqPay lub PayPal albo w aplikacji swojego banku. Numeru karty, daty ważności ani kodu CVV nie otrzymujemy i nie przechowujemy.

Na stronie „Gdzie jest moje zamówienie?”

Wpisujesz numer zamówienia oraz telefon lub e-mail. Porównujemy je z zamówieniem i pokazujemy, na jakim jest etapie. Ta strona niczego nie zapisuje w przeglądarce.

Gdy przeglądasz stronę

• Logi serwera: adres IP, czas, adres strony, strona, z której przychodzisz, typ przeglądarki i urządzenia.
• Kod zgłoszenia i parametry pierwszej wizyty (o nich niżej).
• Zapisy w przeglądarce i pliki cookies: niezbędne działają zawsze. Statystyczne i reklamowe w UE, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii działają tylko za twoją zgodą, w innych krajach do czasu, aż je wyłączysz. Szczegóły na stronie „Pliki cookies”.

Kod zgłoszenia

Przy pierwszej wizycie strona tworzy losowy kod z 6 znaków, na przykład K7P4MX. Gdy piszesz do nas przez przyciski na stronie, kod jest już w treści wiadomości: „zgłoszenie nr K7P4MX”. Dzięki niemu możemy zobaczyć, z jakiej strony lub reklamy przyszła wizyta. Kod nie zawiera twojego imienia ani telefonu i możesz go usunąć z wiadomości przed wysłaniem.

Razem z kodem przeglądarka zapamiętuje parametry pierwszej wizyty: stronę, od której zaczęła się wizyta, stronę, z której przychodzisz, znaczniki kampanii (utm) i identyfikatory kliknięcia z reklam Google lub Meta (gclid, gbraid, wbraid, fbclid), język i czas. Strona może zapisać kod i te parametry (oprócz fbclid) na naszym serwerze razem z typem przeglądarki. Twojego adresu IP w takim zapisie nie przechowujemy, tylko jego nieodwracalny skrót (hash) do ochrony przed nadużyciami.

W jakim celu używamy danych

Programy nie podejmują automatycznie decyzji wywołujących wobec ciebie skutki prawne.

Komu przekazujemy dane

Przekazujemy dane tylko w takich przypadkach:

• Tłumaczom i redaktorom, etatowym i współpracującym. Wszyscy, którzy pracują przy zamówieniach, podpisują u nas zobowiązanie do zachowania poufności.
• Notariuszom, gdy tłumaczenie trzeba poświadczyć notarialnie.
• Tłumaczom przysięgłym w innych krajach, gdy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe.
• Organom i instytucjom państwowym, gdy zlecasz nam apostille, legalizację lub uzyskanie dokumentu: ministerstwom, konsulatom, urzędom stanu cywilnego, sądom, szkołom i uczelniom.
• Biurom partnerskim Admiral w innych miastach, jeśli tam przynosisz dokumenty.
• Nova Poshta, aby dostarczyć dokumenty na Ukrainie lub za granicę.
• Bankom i serwisom płatniczym, aby przyjąć płatność lub zwrócić pieniądze: AT KB PrivatBank, LiqPay (płatność kartą Visa lub Mastercard, także przez Apple Pay i Google Pay), PayPal.
• Komunikatorom i operatorom łączności: Telegram, Viber, WhatsApp, nasz serwis poczty e-mail, operatorzy SMS. Przez nie przechodzą nasza korespondencja i powiadomienia, a one przetwarzają dane według własnych zasad.
• Dostawcom usług IT: hosting i serwery, chmura na pliki i kopie zapasowe, usługi rozpoznawania tekstu i automatycznego przetwarzania tekstów, w tym oparte na sztucznej inteligencji. Przetwarzają dane w naszym imieniu i tylko do naszych zadań.
• Google i Meta, do statystyk i reklamy, jak opisano na stronie „Pliki cookies”.
• Organom państwowym na zgodne z prawem żądanie, w przypadkach przewidzianych prawem.

Nie sprzedajemy twoich danych.

Przekazywanie danych za granicę

Część usług, z których korzystamy, przetwarza dane poza Ukrainą, w szczególności w UE i USA: Google, Meta, PayPal, komunikatory, usługi chmurowe. Jeśli zamawiasz tłumaczenie przysięgłe lub wysyłkę za granicę, potrzebne dane trafiają też do kraju docelowego.

Jeśli jesteś w UE: pracujemy na Ukrainie, więc twoje dane są przetwarzane tutaj i w usługach wymienionych wyżej. Przekazujemy je, bo bez tego nie zrealizujemy składanego przez ciebie zamówienia (art. 49 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, RODO).

Jak długo przechowujemy dane

• Pliki z korespondencji (zdjęcia, skany, dokumenty): na naszym serwerze do 60 dni, kopia w chmurze do roku, potem są automatycznie usuwane. Pliki dołączone do zamówienia przechowujemy razem z nim.
• Korespondencja, dane zamówień i gotowe tłumaczenia: tak długo, jak to potrzebne do realizacji zamówienia, poprawienia błędu w ramach gwarancji lub wydania kopii, oraz tak długo, jak wymaga tego prawo dla celów księgowych i podatkowych.
• Oryginały dokumentów zwracamy. Dopóki są u nas, przechowujemy je w sejfie. Papierowe kopie, które nie są już potrzebne, niszczymy.
• Zapisy o wizytach na stronie (kod zgłoszenia, parametry pierwszej wizyty) i logi serwera: tak długo, jak są potrzebne do analizy zgłoszeń i bezpieczeństwa.
• Kopie zapasowe naszych baz danych są szyfrowane i przechowywane do 30 dni.
• Statystyki Google Analytics: nie dłużej niż 14 miesięcy.
• Zapisy w twojej przeglądarce: dopóki ich nie usuniesz. Twój wybór dotyczący plików cookies strona pamięta, a w UE, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii po 12 miesiącach zapyta ponownie.

Jeśli poprosisz o wcześniejsze usunięcie danych, usuniemy wszystko, na co pozwala prawo. Dane o płatnościach potrzebne do księgowości musimy zachować.

Jak chronimy dane

Dokumenty i informacje, które nam przekazujesz, to twoje informacje poufne. Używamy ich tylko do twojego zamówienia.

• Wszyscy, którzy pracują przy zamówieniach, podpisują zobowiązanie do zachowania poufności. Na twoją prośbę podpiszemy osobną umowę o zachowaniu poufności (NDA) dotyczącą twojego zamówienia.
• Pliki przechowujemy na zabezpieczonych serwerach, dokumenty w sejfach, a biura są chronione całą dobę.
• Dostęp do naszych systemów jest możliwy tylko przez osobiste konta pracowników. Kopie zapasowe szyfrujemy.
• Strona i strony płatności działają przez szyfrowane połączenie HTTPS.

Jeśli dojdzie do wycieku danych zagrażającego twoim prawom, poinformujemy cię, a gdy wymaga tego prawo, także właściwe organy.

Twoje prawa

Zgodnie z ukraińską ustawą „O ochronie danych osobowych” możesz:

• wiedzieć, jakie twoje dane przetwarzamy, skąd pochodzą, w jakim celu i komu je przekazujemy;
• uzyskać dostęp do swoich danych;
• poprawić nieprawidłowe dane;
• żądać zmiany lub zniszczenia danych, jeśli są przetwarzane niezgodnie z prawem lub są nieprawdziwe;
• wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych;
• w każdej chwili wycofać zgodę i wyłączyć statystyczne i reklamowe pliki cookies;
• złożyć skargę do Rzecznika Praw Człowieka Rady Najwyższej Ukrainy (ombudsman.gov.ua) lub do sądu.

Jeśli jesteś w UE, ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) daje ci także prawo do ograniczenia przetwarzania i do przenoszenia danych, a skargę możesz złożyć do organu ochrony danych w swoim kraju.

Aby skorzystać z prawa, napisz na info@admiral.com.ua. Odpowiemy w ciągu 30 dni. Żeby nie przekazać danych osobie postronnej, możemy poprosić o potwierdzenie, że to twoje dane, na przykład o napisanie z tego samego numeru lub adresu.

Dane dzieci

Usługi zamawiają osoby dorosłe. Dokumenty dziecka, na przykład akt urodzenia lub zgodę na wyjazd, wysyła jedno z rodziców lub inny przedstawiciel ustawowy.

Zmiany polityki

Aktualizujemy tę politykę, gdy zmieniają się nasze usługi lub prawo. Data obowiązującej wersji jest na górze strony.

Kontakt

Biuro Tłumaczeń Admiral, TOV ADMIRAL PRAIM, kod EDRPOU 37602140.
Adres: ul. Pylypchuka 41, Chmielnicki, Ukraina.
E-mail: info@admiral.com.ua, dla firm: corporate@admiral.com.ua.
Telefony: +38 (067) 621-23-25 (klienci indywidualni), +38 (068) 87-87-725 (firmy).