Политика конфиденциальности и персональные данные

Здесь простыми словами объясняем, какие данные о вас получает бюро переводов «Адмирал», зачем, кому мы их передаем, сколько храним и как вы можете ими управлять.

Политика касается сайта admiral.com.ua, переписки с нами в мессенджерах и по почте, телефонных звонков, а также страниц оплаты и отслеживания заказа на admiral.in.ua. Как работают файлы cookie, подробно описано на странице «Файлы cookie», а как мы оказываем услуги, – в «Условиях использования».

Кто мы

Бюро переводов «Адмирал» работает с 2008 года. Главный офис: г. Хмельницкий, ул. Пилипчука, 41.

Юридическое лицо бюро – ООО «АДМИРАЛ ПРАЙМ», код ЕГРПОУ 37602140. Услугу по конкретному заказу оказывает и оплату получает ООО «АДМИРАЛ ПРАЙМ» или физическое лицо – предприниматель, которое работает с бюро. Кто именно, указано в счете, договоре или на странице оплаты. В партнерских офисах «Адмирал» в других городах заказы принимают наши партнеры: другие компании и предприниматели. Ваши данные во всех случаях обрабатываем по правилам с этой страницы.

По вопросам о персональных данных пишите на info@admiral.com.ua или звоните: +38 (067) 621-23-25.

Какие данные мы получаем

Когда вы пишете или звоните

имя, которое вы указали, номер телефона, адрес почты, имя пользователя в Telegram, Viber или WhatsApp;
текст переписки и файлы, которые вы отправляете: фото, сканы, документы.

Документы для перевода

В документах есть ваши данные и данные других людей: имена, даты рождения, адреса, номера документов, подписи. Некоторые документы содержат и чувствительные данные, например о состоянии здоровья в медицинских документах. Мы используем их только для перевода, заверения и других услуг, о которых вы просите.

Отправляя документ другого человека, убедитесь, что вправе им поделиться: например, вы его законный представитель или он сам вас об этом попросил.

Когда вы заказываете услугу

фамилию, имя и отчество, написание имени латиницей (как в загранпаспорте), контакты;
данные заказа: документы, языки, вид заверения, цену, срок, этапы выполнения;
данные оплаты: сумму, дату, имя плательщика и назначение платежа из банковской выписки, номер заказа;
данные для доставки Новой Почтой: имя получателя, телефон, город и отделение или адрес, номер экспресс-накладной;
для компаний: название, код ЕГРПОУ, реквизиты, имя и должность подписанта, контактное лицо.

Картой вы платите на странице LiqPay или PayPal либо в приложении своего банка. Номер карты, срок ее действия и код CVV мы не получаем и не храним.

На странице «Где мой заказ?»

Вы вводите номер заказа и телефон или почту. Мы сверяем их с заказом и показываем, на каком он этапе. В браузере эта страница ничего не сохраняет.

Когда вы просматриваете сайт

Журналы сервера: IP-адрес, время, адрес страницы, страница, с которой вы пришли, тип браузера и устройства.
Код обращения и параметры первого посещения (о них ниже).
Записи в браузере и файлы cookie: необходимые работают всегда. Статистика и реклама в ЕС, Великобритании и Швейцарии – только с вашего согласия, в других странах – пока вы их не выключите. Подробно – на странице «Файлы cookie».

Код обращения

При первом посещении сайт создает случайный код из 6 знаков, например K7P4MX. Когда вы пишете нам через кнопки сайта, код уже стоит в тексте сообщения: «заявка №K7P4MX». По нему мы можем увидеть, с какой страницы или рекламы вы пришли на сайт. Код не содержит вашего имени или телефона, и его можно стереть из сообщения перед отправкой.

Вместе с кодом браузер запоминает параметры первого посещения: страницу, с которой вы начали, сайт, с которого пришли, рекламные метки (utm) и идентификаторы клика из рекламы Google или Meta (gclid, gbraid, wbraid, fbclid), язык и время. Сайт может записать код и эти параметры (кроме fbclid) на нашем сервере вместе с типом браузера. Ваш IP-адрес в такой записи не храним, только его необратимый отпечаток (хеш) для защиты от злоупотреблений.

Зачем мы используем данные

Цель	Основание
Ответить на обращение, назвать цену и срок	ваш запрос и подготовка договора
Выполнить заказ: перевод, редактирование, заверение, апостиль, легализацию, получение документов, доставку	договор
Сообщать, как продвигается заказ, когда он готов и отправлен: в переписке, по почте, SMS или звонком	договор
Напомнить в той же переписке о незавершенном заказе или оплате	наш законный интерес
Принять оплату, вернуть деньги, выдать счет и акт, вести учет	договор и требования закона
Исправить ошибку по гарантии, выдать копию перевода	договор
Защищать сайт и сервисы от злоупотреблений и сбоев	наш законный интерес
Понимать, какие страницы и реклама приводят обращения (код обращения)	наш законный интерес
Статистика посещений и реклама: Google Analytics, Google Ads, Meta	ваше согласие
Выполнять требования закона, суда или государственных органов	закон

Решений, которые имеют для вас юридические последствия, программы автоматически не принимают.

Кому мы передаем данные

Мы передаем данные только в таких случаях:

Переводчикам и редакторам, штатным и внештатным. Со всеми, кто работает над заказами, мы подписываем обязательство о неразглашении.
Нотариусам, когда перевод нужно заверить у нотариуса.
Присяжным переводчикам в других странах, когда нужен присяжный перевод.
Государственным органам и учреждениям, когда вы поручаете нам апостиль, легализацию или получение документа: министерствам, консульствам, органам РАГС, судам, учебным заведениям.
Партнерским офисам «Адмирал» в других городах, если вы приносите документы туда.
Новой Почте, чтобы доставить документы по Украине или за границу.
Банкам и платежным сервисам, чтобы принять оплату или вернуть деньги: АО КБ «ПриватБанк», LiqPay (оплата картой Visa или Mastercard, в том числе через Apple Pay и Google Pay), PayPal.
Мессенджерам и операторам связи: Telegram, Viber, WhatsApp, почтовому сервису, операторам SMS. Через них идет наша переписка и уведомления, и они обрабатывают данные по своим правилам.
Поставщикам ИТ-услуг: хостинга и серверов, облачного хранилища файлов и резервных копий, сервисов распознавания текста и автоматизированной обработки текстов, в том числе на основе искусственного интеллекта. Они обрабатывают данные по нашему поручению и только для наших задач.
Google и Meta – для статистики и рекламы, как описано на странице «Файлы cookie».
Государственным органам по законному требованию – в случаях, предусмотренных законом.

Мы не продаем ваши данные.

Передача данных за границу

Часть сервисов, которыми мы пользуемся, обрабатывает данные за пределами Украины, в частности в ЕС и США: Google, Meta, PayPal, мессенджеры, облачные сервисы. Если вы заказываете присяжный перевод или доставку за границу, нужные данные попадают и в страну назначения.

Если вы в ЕС: мы работаем в Украине, поэтому ваши данные обрабатываются здесь и в сервисах, названных выше. Мы передаем их, потому что без этого не выполнить заказ, который вы делаете (статья 49 Общего регламента по защите данных, GDPR).

Сколько мы храним данные

Файлы из переписки (фото, сканы, документы): на нашем сервере до 60 дней, копия в облачном хранилище до года, затем они удаляются автоматически. Файлы, которые мы приложили к заказу, хранятся вместе с ним.
Переписка, данные заказов и готовые переводы – столько, сколько нужно, чтобы выполнить заказ, исправить ошибку по гарантии или выдать копию, и столько, сколько требует закон для бухгалтерского и налогового учета.
Оригиналы документов возвращаем вам. Пока они у нас, храним их в сейфе. Бумажные копии, которые уже не нужны, уничтожаем.
Записи о посещении сайта (код обращения, параметры первого посещения) и журналы сервера – пока они нужны для анализа обращений и безопасности.
Резервные копии баз данных зашифрованы и хранятся до 30 дней.
Статистика Google Analytics – не дольше 14 месяцев.
Записи в вашем браузере – пока вы их не удалите. Выбор относительно cookie сайт помнит, а в ЕС, Великобритании и Швейцарии через 12 месяцев спросит снова.

Если попросите удалить свои данные раньше, удалим все, что позволяет закон. Данные об оплатах, нужные для учета, мы обязаны сохранить.

Как мы защищаем данные

Документы и сведения, которые вы нам передаете, – ваша конфиденциальная информация. Мы используем их только для вашего заказа.

Со всеми, кто работает над заказами, подписываем обязательство о неразглашении. По вашей просьбе подпишем отдельное соглашение о неразглашении (NDA) по вашему заказу.
Файлы храним на защищенных серверах, документы – в сейфах, офисы под круглосуточной охраной.
Доступ к нашим системам – только по личным учетным записям сотрудников. Резервные копии шифруем.
Сайт и страницы оплаты работают через защищенное соединение HTTPS.

Если произойдет утечка данных, которая угрожает вашим правам, мы сообщим вам, а когда этого требует закон, – и соответствующим органам.

Ваши права

По Закону Украины «О защите персональных данных» вы можете:

знать, какие ваши данные мы обрабатываем, откуда они, зачем и кому мы их передаем;
получить доступ к своим данным;
исправить неточные данные;
требовать изменить или уничтожить данные, если они обрабатываются незаконно или недостоверны;
возразить против обработки своих данных;
отозвать согласие в любой момент и выключить cookie статистики и рекламы;
подать жалобу Уполномоченному Верховной Рады Украины по правам человека (ombudsman.gov.ua) или в суд.

Если вы в ЕС, Общий регламент по защите данных (GDPR) дает еще право ограничить обработку и получить свои данные в удобном формате, а жалобу можно подать в орган по защите данных своей страны.

Чтобы воспользоваться правом, напишите на info@admiral.com.ua. Ответим в течение 30 дней. Чтобы не передать данные постороннему, можем попросить подтвердить, что они ваши, например написать с того же номера или адреса.

Данные детей

Услуги заказывают взрослые. Документы ребенка, например свидетельство о рождении или согласие на выезд, отправляет один из родителей или другой законный представитель.

Изменения политики

Мы обновляем эту политику, когда меняются наши сервисы или закон. Дата действующей редакции – вверху страницы.

Контакты

Бюро переводов «Адмирал», ООО «АДМИРАЛ ПРАЙМ», код ЕГРПОУ 37602140.
Адрес: г. Хмельницкий, ул. Пилипчука, 41.
Почта: info@admiral.com.ua, для компаний – corporate@admiral.com.ua.
Телефоны: +38 (067) 621-23-25 (физическим лицам), +38 (068) 87-87-725 (бизнесу).