Datenschutzerklärung

Hier erklären wir in einfachen Worten, welche Daten das Übersetzungsbüro Admiral über Sie erhält, wozu, an wen wir sie weitergeben, wie lange wir sie speichern und wie Sie darüber bestimmen können.

Diese Erklärung gilt für die Website admiral.com.ua, für die Kommunikation mit uns über Messenger und E-Mail, für Telefonate sowie für die Zahlungs- und Sendungsverfolgungsseiten auf admiral.in.ua. Wie Cookies funktionieren, erklärt die Seite „Cookies“ (auf Englisch), wie wir unsere Leistungen erbringen, die „Nutzungsbedingungen“ (auf Englisch).

Wer wir sind

Das Übersetzungsbüro Admiral arbeitet seit 2008. Hauptbüro: vul. Pylypchuka 41, Chmelnyzkyj, Ukraine.

Die juristische Person des Büros ist die TOV ADMIRAL PRIME, EDRPOU-Code 37602140, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach ukrainischem Recht. Die Leistung zu einem bestimmten Auftrag erbringt und die Zahlung erhält die TOV ADMIRAL PRIME oder ein Einzelunternehmer (FOP), der mit dem Büro zusammenarbeitet. Wer genau, steht in der Rechnung, im Vertrag oder auf der Zahlungsseite. In den Partnerbüros von Admiral in anderen Städten nehmen unsere Partner die Aufträge an: andere Unternehmen und Unternehmer. Ihre Daten verarbeiten wir in jedem Fall nach den Regeln auf dieser Seite.

Bei Fragen zu personenbezogenen Daten schreiben Sie an info@admiral.com.ua oder rufen Sie an: +38 (067) 621-23-25.

Welche Daten wir erhalten

Wenn Sie uns schreiben oder anrufen

• den Namen, den Sie angegeben haben, Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Ihren Benutzernamen in Telegram, Viber oder WhatsApp;
• den Text der Kommunikation und die Dateien, die Sie senden: Fotos, Scans, Dokumente.

Dokumente zur Übersetzung

Dokumente enthalten Ihre Daten und Daten anderer Personen: Namen, Geburtsdaten, Anschriften, Dokumentnummern, Unterschriften. Manche Dokumente enthalten auch besonders schützenswerte Daten, zum Beispiel Gesundheitsdaten in medizinischen Unterlagen. Wir verwenden sie nur für die Übersetzung, Beglaubigung und andere Leistungen, um die Sie uns bitten.

Wenn Sie das Dokument einer anderen Person senden, vergewissern Sie sich, dass Sie es weitergeben dürfen: zum Beispiel, weil Sie ihr gesetzlicher Vertreter sind oder die Person Sie darum gebeten hat.

Wenn Sie eine Leistung bestellen

• Ihren vollständigen Namen, die Schreibweise Ihres Namens in lateinischen Buchstaben (wie im Reisepass), Kontaktdaten;
• Auftragsdaten: Dokumente, Sprachen, Art der Beglaubigung, Preis, Frist, Bearbeitungsstand;
• Zahlungsdaten: Betrag, Datum, Name des Zahlers und Verwendungszweck aus dem Kontoauszug, Auftragsnummer;
• Versanddaten für Nova Poshta: Name des Empfängers, Telefonnummer, Stadt und Filiale oder Anschrift, Sendungsnummer;
• bei Unternehmen: Name, EDRPOU-Code, Firmen- und Bankdaten, Name und Funktion des Unterzeichners, Ansprechpartner.

Mit Karte zahlen Sie auf der Seite von LiqPay oder PayPal oder in der App Ihrer Bank. Kartennummer, Ablaufdatum und CVV-Code erhalten und speichern wir nicht.

Auf der Seite „Wo ist meine Bestellung?“

Sie geben die Auftragsnummer und Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse ein. Wir gleichen sie mit dem Auftrag ab und zeigen den Bearbeitungsstand. Diese Seite speichert nichts in Ihrem Browser.

Wenn Sie die Website besuchen

• Server-Protokolle: IP-Adresse, Uhrzeit, Seitenadresse, die Seite, von der Sie kommen, Browser- und Gerätetyp.
• Anfragecode und Parameter des ersten Besuchs (siehe unten).
• Einträge im Browser und Cookies: Notwendige sind immer aktiv. Statistik und Werbung in der EU, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz nur mit Ihrer Einwilligung, in anderen Ländern, bis Sie sie ausschalten. Einzelheiten auf der Seite „Cookies“.

Anfragecode

Beim ersten Besuch erzeugt die Website einen zufälligen Code aus 6 Zeichen, zum Beispiel K7P4MX. Wenn Sie uns über die Schaltflächen der Website schreiben, steht der Code bereits im Nachrichtentext: „Anfrage Nr. K7P4MX“. Daran können wir erkennen, über welche Seite oder Anzeige Sie auf die Website gekommen sind. Der Code enthält weder Ihren Namen noch Ihre Telefonnummer, und Sie können ihn vor dem Senden aus der Nachricht löschen.

Zusammen mit dem Code merkt sich Ihr Browser die Parameter des ersten Besuchs: die Einstiegsseite, die Website, von der Sie kommen, Kampagnenparameter (utm) und Klick-IDs aus Anzeigen von Google oder Meta (gclid, gbraid, wbraid, fbclid), Sprache und Uhrzeit. Die Website kann den Code und diese Parameter (außer fbclid) zusammen mit Ihrem Browsertyp auf unserem Server speichern. Ihre IP-Adresse speichern wir in diesem Eintrag nicht, nur einen nicht umkehrbaren Fingerabdruck (Hash) zum Schutz vor Missbrauch.

Wozu wir Daten verwenden

Automatisierte Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung für Sie treffen unsere Programme nicht.

An wen wir Daten weitergeben

Wir geben Daten nur in diesen Fällen weiter:

• Übersetzer und Lektoren, fest angestellt und freiberuflich. Alle, die an Aufträgen arbeiten, unterzeichnen bei uns eine Verschwiegenheitsverpflichtung.
• Notare, wenn eine Übersetzung notariell beglaubigt werden soll.
• Vereidigte Übersetzer in anderen Ländern, wenn Sie eine beeidigte Übersetzung brauchen.
• Behörden und Einrichtungen, wenn Sie uns mit einer Apostille, Legalisation oder der Beschaffung eines Dokuments beauftragen: Ministerien, Konsulate, Standesämter, Gerichte, Bildungseinrichtungen.
• Partnerbüros von Admiral in anderen Städten, wenn Sie Ihre Dokumente dort abgeben.
• Nova Poshta, um Dokumente in der Ukraine oder ins Ausland zu versenden.
• Banken und Zahlungsdienste, um Zahlungen anzunehmen oder zu erstatten: AT KB PrivatBank, LiqPay (Kartenzahlung mit Visa oder Mastercard, auch über Apple Pay und Google Pay), PayPal.
• Messenger und Kommunikationsanbieter: Telegram, Viber, WhatsApp, unser E-Mail-Dienst, SMS-Anbieter. Über sie laufen unsere Kommunikation und Benachrichtigungen, und sie verarbeiten Daten nach ihren eigenen Regeln.
• IT-Dienstleister: Hosting und Server, Cloud-Speicher für Dateien und Sicherungskopien, Dienste für Texterkennung und automatisierte Textverarbeitung, auch auf Basis künstlicher Intelligenz. Sie verarbeiten Daten in unserem Auftrag und nur für unsere Zwecke.
• Google und Meta, für Statistik und Werbung, wie auf der Seite „Cookies“ beschrieben.
• Behörden auf rechtmäßige Anforderung, in den gesetzlich vorgesehenen Fällen.

Wir verkaufen Ihre Daten nicht.

Übermittlung ins Ausland

Einige der Dienste, die wir nutzen, verarbeiten Daten außerhalb der Ukraine, insbesondere in der EU und in den USA: Google, Meta, PayPal, Messenger, Cloud-Dienste. Wenn Sie eine beeidigte Übersetzung oder einen Versand ins Ausland bestellen, gelangen die nötigen Daten auch in das Zielland.

Wenn Sie sich in der EU befinden: Wir arbeiten in der Ukraine, Ihre Daten werden also hier und in den oben genannten Diensten verarbeitet. Wir übermitteln sie, weil wir den Auftrag, den Sie uns erteilen, sonst nicht ausführen können (Artikel 49 der Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO).

Wie lange wir Daten speichern

• Dateien aus Chats und E-Mails (Fotos, Scans, Dokumente): auf unserem Server bis zu 60 Tage, als Kopie im Cloud-Speicher bis zu einem Jahr, danach werden sie automatisch gelöscht. Dateien, die wir einem Auftrag beigefügt haben, werden mit dem Auftrag gespeichert.
• Kommunikation, Auftragsdaten und fertige Übersetzungen: so lange, wie es nötig ist, um den Auftrag auszuführen, einen Fehler im Rahmen der Garantie zu korrigieren oder eine Kopie auszustellen, und so lange, wie das Gesetz es für Buchhaltung und Steuern verlangt.
• Originaldokumente geben wir Ihnen zurück. Solange sie bei uns sind, bewahren wir sie im Tresor auf. Papierkopien, die nicht mehr gebraucht werden, vernichten wir.
• Einträge über Website-Besuche (Anfragecode, Parameter des ersten Besuchs) und Server-Protokolle: so lange, wie sie für die Auswertung von Anfragen und die Sicherheit nötig sind.
• Sicherungskopien unserer Datenbanken sind verschlüsselt und werden bis zu 30 Tage aufbewahrt.
• Statistik in Google Analytics: höchstens 14 Monate.
• Einträge in Ihrem Browser: bis Sie sie löschen. Ihre Cookie-Auswahl merkt sich die Website; in der EU, im Vereinigten Königreich und in der Schweiz fragt sie nach 12 Monaten erneut.

Wenn Sie uns bitten, Ihre Daten früher zu löschen, löschen wir alles, was das Gesetz erlaubt. Zahlungsdaten, die für die Buchhaltung nötig sind, müssen wir aufbewahren.

Wie wir Daten schützen

Die Dokumente und Informationen, die Sie uns übergeben, sind Ihre vertraulichen Informationen. Wir verwenden sie nur für Ihren Auftrag.

• Alle, die an Aufträgen arbeiten, unterzeichnen eine Verschwiegenheitsverpflichtung. Auf Wunsch unterzeichnen wir eine gesonderte Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) zu Ihrem Auftrag.
• Dateien speichern wir auf geschützten Servern, Dokumente in Tresoren, unsere Büros werden rund um die Uhr bewacht.
• Zugang zu unseren Systemen gibt es nur über persönliche Mitarbeiterkonten. Sicherungskopien verschlüsseln wir.
• Die Website und die Zahlungsseiten nutzen eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung.

Kommt es zu einer Datenpanne, die Ihre Rechte gefährdet, informieren wir Sie und, wo das Gesetz es verlangt, die zuständigen Behörden.

Ihre Rechte

Nach dem ukrainischen Gesetz „Über den Schutz personenbezogener Daten“ können Sie:

• erfahren, welche Daten wir über Sie verarbeiten, woher sie stammen, wozu und an wen wir sie weitergeben;
• Zugang zu Ihren Daten erhalten;
• unrichtige Daten berichtigen lassen;
• verlangen, dass Daten geändert oder vernichtet werden, wenn sie unrechtmäßig verarbeitet werden oder unrichtig sind;
• der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen;
• Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen und Statistik- und Werbe-Cookies ausschalten;
• sich beim Menschenrechtsbeauftragten des ukrainischen Parlaments (ombudsman.gov.ua) oder bei Gericht beschweren.

Wenn Sie sich in der EU befinden, gibt Ihnen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zusätzlich das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit, und Sie können sich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde Ihres Landes beschweren.

Um ein Recht auszuüben, schreiben Sie an info@admiral.com.ua. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Damit wir Ihre Daten nicht an Unbefugte herausgeben, können wir Sie bitten zu bestätigen, dass es Ihre Daten sind, zum Beispiel indem Sie von derselben Nummer oder Adresse schreiben.

Daten von Kindern

Unsere Leistungen bestellen Erwachsene. Dokumente eines Kindes, etwa die Geburtsurkunde oder eine Reisezustimmung, sendet ein Elternteil oder ein anderer gesetzlicher Vertreter.

Änderungen

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich unsere Dienste oder das Gesetz ändern. Das Datum der geltenden Fassung steht oben auf der Seite.

Kontakt

Übersetzungsbüro Admiral, TOV ADMIRAL PRIME, EDRPOU-Code 37602140.
Anschrift: vul. Pylypchuka 41, Chmelnyzkyj, Ukraine.
E-Mail: info@admiral.com.ua, für Unternehmen: corporate@admiral.com.ua.
Telefon: +38 (067) 621-23-25 (Privatkunden), +38 (068) 87-87-725 (Geschäftskunden).