Політика конфіденційності

Тут простими словами пояснюємо, які дані про вас отримує бюро перекладів «Адмірал», навіщо, кому ми їх передаємо, скільки зберігаємо і як ви можете ними керувати.

Політика стосується сайту admiral.com.ua, листування з нами в месенджерах і поштою, телефонних дзвінків, а також сторінок оплати й відстеження замовлення на admiral.in.ua. Як працюють файли cookie, докладно описано на сторінці «Файли cookie», а як ми надаємо послуги, – в «Умовах використання».

Хто ми

Бюро перекладів «Адмірал» працює з 2008 року. Головний офіс: м. Хмельницький, вул. Пилипчука, 41.

Юридична особа бюро – ТОВ «АДМІРАЛ ПРАЙМ», код ЄДРПОУ 37602140. Послугу за конкретним замовленням надає й оплату отримує ТОВ «АДМІРАЛ ПРАЙМ» або фізична особа – підприємець, яка працює з бюро. Хто саме, зазначено в рахунку, договорі чи на сторінці оплати. У партнерських офісах «Адмірал» в інших містах замовлення приймають наші партнери: інші компанії й підприємці. Ваші дані в усіх випадках обробляємо за правилами з цієї сторінки.

З питань щодо персональних даних пишіть на info@admiral.com.ua або телефонуйте: +38 (067) 621-23-25.

Які дані ми отримуємо

Коли ви пишете або телефонуєте

• ім’я, яке ви вказали, номер телефону, адресу пошти, ім’я користувача в Telegram, Viber чи WhatsApp;
• текст листування та файли, які ви надсилаєте: фото, скани, документи.

Документи для перекладу

У документах є ваші дані й дані інших людей: імена, дати народження, адреси, номери документів, підписи. Деякі документи містять і чутливі дані, наприклад про стан здоров’я в медичних документах. Ми використовуємо їх лише для перекладу, засвідчення та інших послуг, про які ви просите.

Надсилаючи документ іншої людини, переконайтеся, що маєте право ним поділитися: наприклад, ви її законний представник або вона сама вас про це попросила.

Коли ви замовляєте послугу

• прізвище, ім’я та по батькові, написання імені латиницею (як у закордонному паспорті), контакти;
• дані замовлення: документи, мови, вид засвідчення, ціну, строк, етапи виконання;
• дані оплати: суму, дату, ім’я платника й призначення платежу з банківської виписки, номер замовлення;
• дані для доставки Новою Поштою: ім’я отримувача, телефон, місто й відділення або адресу, номер експрес-накладної;
• для компаній: назву, код ЄДРПОУ, реквізити, ім’я та посаду підписанта, контактну особу.

Карткою ви платите на сторінці LiqPay чи PayPal або в застосунку свого банку. Номер картки, строк її дії та код CVV ми не отримуємо й не зберігаємо.

На сторінці «Де моє замовлення?»

Ви вводите номер замовлення й телефон або пошту. Ми звіряємо їх із замовленням і показуємо, на якому воно етапі. У браузері ця сторінка нічого не зберігає.

Коли ви переглядаєте сайт

• Журнали сервера: IP-адреса, час, адреса сторінки, сторінка, з якої ви прийшли, тип браузера й пристрою.
• Код звернення й параметри першого відвідування (про них нижче).
• Записи в браузері та файли cookie: необхідні працюють завжди. Статистика й реклама в ЄС, Великій Британії та Швейцарії – лише з вашої згоди, в інших країнах – доки ви їх не вимкнете. Докладно – на сторінці «Файли cookie».

Код звернення

Під час першого відвідування сайт створює випадковий код із 6 знаків, наприклад K7P4MX. Коли ви пишете нам через кнопки сайту, код уже стоїть у тексті повідомлення: «заявка №K7P4MX». За ним ми можемо побачити, з якої сторінки чи реклами ви прийшли на сайт. Код не містить вашого імені чи телефону, і його можна стерти з повідомлення перед надсиланням.

Разом із кодом браузер запам’ятовує параметри першого відвідування: сторінку, з якої ви почали, сайт, з якого прийшли, рекламні мітки (utm) та ідентифікатори кліку з реклами Google чи Meta (gclid, gbraid, wbraid, fbclid), мову й час. Сайт може записати код і ці параметри (крім fbclid) на нашому сервері разом із типом браузера. Вашу IP-адресу в такому записі не зберігаємо, лише її незворотний відбиток (хеш) для захисту від зловживань.

Навіщо ми використовуємо дані

Рішень, які мають для вас юридичні наслідки, програми автоматично не ухвалюють.

Кому ми передаємо дані

Ми передаємо дані лише в таких випадках:

• Перекладачам і редакторам, штатним і позаштатним. З усіма, хто працює над замовленнями, ми підписуємо зобов’язання про нерозголошення.
• Нотаріусам, коли переклад треба засвідчити в нотаріуса.
• Присяжним перекладачам в інших країнах, коли потрібен присяжний переклад.
• Державним органам і установам, коли ви доручаєте нам апостиль, легалізацію чи отримання документа: міністерствам, консульствам, органам РАЦС, судам, навчальним закладам.
• Партнерським офісам «Адмірал» в інших містах, якщо ви приносите документи туди.
• Новій Пошті, щоб доставити документи в Україні чи за кордон.
• Банкам і платіжним сервісам, щоб прийняти оплату чи повернути кошти: АТ КБ «ПриватБанк», LiqPay (оплата карткою Visa чи Mastercard, зокрема через Apple Pay і Google Pay), PayPal.
• Месенджерам і операторам зв’язку: Telegram, Viber, WhatsApp, поштовому сервісу, операторам SMS. Через них іде наше листування й повідомлення, і вони обробляють дані за своїми правилами.
• Постачальникам ІТ-послуг: хостингу й серверів, хмарного сховища файлів і резервних копій, сервісів розпізнавання тексту й автоматизованої обробки текстів, зокрема на основі штучного інтелекту. Вони обробляють дані за нашим дорученням і лише для наших завдань.
• Google і Meta – для статистики й реклами, як описано на сторінці «Файли cookie».
• Державним органам на законну вимогу – у випадках, передбачених законом.

Ми не продаємо ваші дані.

Передача даних за кордон

Частина сервісів, якими ми користуємося, обробляє дані за межами України, зокрема в ЄС і США: Google, Meta, PayPal, месенджери, хмарні сервіси. Якщо ви замовляєте присяжний переклад чи доставку за кордон, потрібні дані потрапляють і в країну призначення.

Якщо ви в ЄС: ми працюємо в Україні, тож ваші дані обробляються тут і в сервісах, названих вище. Ми передаємо їх, бо без цього не виконати замовлення, яке ви робите (стаття 49 Загального регламенту про захист даних, GDPR).

Скільки ми зберігаємо дані

• Файли з листування (фото, скани, документи): на нашому сервері до 60 днів, копія в хмарному сховищі до року, далі вони видаляються автоматично. Файли, які ми долучили до замовлення, зберігаються разом із ним.
• Листування, дані замовлень і готові переклади – стільки, скільки потрібно, щоб виконати замовлення, виправити помилку за гарантією чи видати копію, і стільки, скільки вимагає закон для бухгалтерського й податкового обліку.
• Оригінали документів повертаємо вам. Поки вони в нас, зберігаємо їх у сейфі. Паперові копії, які вже не потрібні, знищуємо.
• Записи про відвідування сайту (код звернення, параметри першого відвідування) і журнали сервера – поки вони потрібні для аналізу звернень і безпеки.
• Резервні копії баз даних зашифровані й зберігаються до 30 днів.
• Статистика Google Analytics – не довше 14 місяців.
• Записи у вашому браузері – доки ви їх не видалите. Вибір щодо cookie сайт пам’ятає, а в ЄС, Великій Британії та Швейцарії через 12 місяців спитає знову.

Якщо попросите видалити свої дані раніше, видалимо все, що дозволяє закон. Дані про оплати, потрібні для обліку, ми мусимо зберегти.

Як ми захищаємо дані

Документи й відомості, які ви нам передаєте, – ваша конфіденційна інформація. Ми використовуємо їх лише для вашого замовлення.

• З усіма, хто працює над замовленнями, підписуємо зобов’язання про нерозголошення. На ваше прохання підпишемо окрему угоду про нерозголошення (NDA) щодо вашого замовлення.
• Файли зберігаємо на захищених серверах, документи – в сейфах, офіси під цілодобовою охороною.
• Доступ до наших систем – лише за особистими обліковими записами працівників. Резервні копії шифруємо.
• Сайт і сторінки оплати працюють через захищене з’єднання HTTPS.

Якщо станеться витік даних, який загрожує вашим правам, ми повідомимо вас, а коли цього вимагає закон, – і відповідні органи.

Ваші права

За Законом України «Про захист персональних даних» ви можете:

• знати, які ваші дані ми обробляємо, звідки вони, навіщо і кому ми їх передаємо;
• отримати доступ до своїх даних;
• виправити неточні дані;
• вимагати змінити чи знищити дані, якщо вони обробляються незаконно чи недостовірні;
• заперечити проти обробки своїх даних;
• відкликати згоду в будь-який момент і вимкнути cookie статистики й реклами;
• подати скаргу Уповноваженому Верховної Ради України з прав людини (ombudsman.gov.ua) або до суду.

Якщо ви в ЄС, Загальний регламент про захист даних (GDPR) дає ще право обмежити обробку й отримати свої дані у зручному форматі, а скаргу можна подати до органу захисту даних своєї країни.

Щоб скористатися правом, напишіть на info@admiral.com.ua. Відповімо протягом 30 днів. Щоб не передати дані чужій людині, можемо попросити підтвердити, що вони ваші, наприклад написати з того самого номера чи адреси.

Дані дітей

Послуги замовляють дорослі. Документи дитини, наприклад свідоцтво про народження чи згоду на виїзд, надсилає один із батьків або інший законний представник.

Зміни політики

Ми оновлюємо цю політику, коли змінюються наші сервіси чи закон. Дата чинної редакції – угорі сторінки.

Контакти

Бюро перекладів «Адмірал», ТОВ «АДМІРАЛ ПРАЙМ», код ЄДРПОУ 37602140.
Адреса: м. Хмельницький, вул. Пилипчука, 41.
Пошта: info@admiral.com.ua, для компаній – corporate@admiral.com.ua.
Телефони: +38 (067) 621-23-25 (фізичним особам), +38 (068) 87-87-725 (бізнесу).