Urkunden vom ukrainischen Standesamt aus der Ferne beschaffen: So erhalten Sie im Ausland eine Zweitschrift

Die Geburtsurkunde ist verloren gegangen, für die Einbürgerung wird eine neue Heiratsurkunde gebraucht oder die Urkunde muss vor der Apostille ersetzt werden: Nur für einen Gang zum ukrainischen Standesamt (DRACS) muss man nicht immer in die Ukraine zurückkehren. 2026 lässt sich die Beschaffung von Dokumenten aus der Ferne auf mehreren Wegen organisieren: über eine konsularische Vertretung der Ukraine, das Portal Diia, einen Vertreter in der Ukraine oder einen Dienstleister, der die Abholung und die weitere Bearbeitung des Dokuments übernimmt.

Kann man eine Zweitschrift der Urkunde aus dem Ausland bekommen?

Ja. Eine ukrainische Zweitschrift oder einen Auszug aus dem Staatlichen Personenstandsregister bekommt man auch ohne persönliche Reise in die Ukraine.

In der Praxis gibt es drei Hauptwege:

• Antrag bei einer zuständigen diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Ukraine;
• Online-Bestellung über Diia mit Abholung des Dokuments in der Ukraine;
• Abholung durch einen Vertreter in der Ukraine mit ordnungsgemäß erteilter Vollmacht.

Muss das Dokument danach bei einer ausländischen Behörde vorgelegt werden, kommen unter Umständen eine Apostille oder eine konsularische Legalisation, eine Übersetzung, eine notarielle Beglaubigung oder die Bestätigung durch einen beeidigten Übersetzer und der internationale Versand hinzu.

Deshalb plant man am besten nicht nur die Beschaffung der Urkunde, sondern gleich den ganzen Weg bis zum fertigen Dokument für das jeweilige Land und die jeweilige Stelle.

„Duplikat“ oder Zweitschrift: Was ist richtig?

Das Wort „Duplikat“ ist für unsere Kunden verständlich und im Alltag gebräuchlich. Rechtlich genauer ist aber „erneut ausgestellte Urkunde über die staatliche Registrierung eines Personenstandsfalls“.

Die Zweitschrift wird auf Grundlage des bereits bestehenden Registereintrags ausgestellt. Geburt, Eheschließung oder ein anderes Ereignis werden nicht neu registriert.

Auf dem Dokument steht der Vermerk „erneut ausgestellt“ (ukrainisch „Повторно“), und die Urkunde hat dieselbe Rechtskraft wie das zum ersten Mal ausgestellte Dokument.

Das ist besonders wichtig, wenn das neue Exemplar gebraucht wird für:

• Einbürgerung oder Aufenthaltstitel;
• Eheschließung im Ausland;
• den Nachweis von Verwandtschaftsverhältnissen;
• Erbschaftsangelegenheiten;
• Studium;
• Gerichtsverfahren;
• die anschließende Apostille und Übersetzung.

Wie sich die Zweitschrift von einem Auszug aus dem Personenstandsregister unterscheidet

Diese Dokumente sollte man nicht aufs Geratewohl bestellen.

Die Zweitschrift ersetzt praktisch das verlorene, beschädigte oder unbrauchbar gewordene Originaldokument.

Ein Auszug aus dem Staatlichen Personenstandsregister bestätigt Angaben aus dem Register und kann Informationen enthalten, die in einer normalen Urkunde nicht stehen.

Ein Beispiel: Nach einer Scheidung wird keine Zweitschrift der Heiratsurkunde mehr ausgestellt. Muss die Ehe als solche oder der Geburtsname nachgewiesen werden, braucht man möglicherweise den entsprechenden Auszug aus dem Personenstandsregister.

Deshalb ist die Anfrage „Ich brauche ein Duplikat der Heiratsurkunde“ nach einer Scheidung technisch falsch: Zuerst muss geklärt werden, welches Dokument die ausländische Stelle verlangt.

Wer eine Zweitschrift bekommen darf

Das hängt von der Art des Registereintrags ab.

Die Urkunde kann die Person selbst bekommen, auf die sich der Eintrag bezieht, und in den gesetzlich vorgesehenen Fällen auch Eltern, Adoptiveltern, Vormünder, Pfleger und andere berechtigte Personen.

Eine Zweitschrift der Geburtsurkunde eines Kindes können die Eltern oder Adoptiveltern unabhängig vom Alter des Kindes bekommen.

Für die Sterbeurkunde gelten eigene Regeln: Sie können unter anderem der Ehepartner, die Kinder, nahe Verwandte und Erben bekommen, wenn sie Dokumente vorlegen, die ihr Recht darauf belegen.

Nach den 2026 geltenden Regeln darf die Zweitschrift auch einem Vertreter der berechtigten Person ausgehändigt werden, wenn seine Befugnisse durch eine ordnungsgemäß beurkundete Vollmacht belegt sind, oder einem Rechtsanwalt mit den entsprechenden Vertretungsunterlagen.

Weg 1. Das Dokument über ein Konsulat der Ukraine bekommen

Für Ukrainerinnen und Ukrainer im Ausland ist das einer der direktesten Wege.

Eine Reihe von Botschaften und Konsulaten der Ukraine hat Zugriff auf das Staatliche Personenstandsregister und kann ausstellen:

• Zweitschriften von Geburtsurkunden;
• Heiratsurkunden;
• Scheidungsurkunden;
• Urkunden über die Namensänderung;
• Sterbeurkunden;
• die entsprechenden Auszüge aus dem Personenstandsregister.

Bevor Sie einen Termin vereinbaren, prüfen Sie die Website der jeweiligen Botschaft oder des jeweiligen Konsulats. Nicht alle Vertretungen haben dieselben Befugnisse und dasselbe Verfahren für die Annahme von Anträgen.

Der Weg über das Konsulat ist praktisch, wenn Sie das Dokument selbst im Ausland brauchen und in der Ukraine nicht gleich weitere Schritte nötig sind.

Wann das Konsulat nicht die bequemste Lösung ist

Wenn nach Erhalt der Urkunde eine ukrainische Apostille angebracht, eine besondere Übersetzung bestellt oder ein anderes Verfahren in der Ukraine durchlaufen werden muss, kann der Weg länger werden.

Ukrainische konsularische Vertretungen im Ausland sind keine übliche Stelle für die Apostille. Bevor Sie das Dokument über das Konsulat beantragen, sollten Sie deshalb klären, was der nächste Schritt ist.

Manchmal ist es praktischer, das Dokument gleich in der Ukraine zu beschaffen, apostillieren und übersetzen zu lassen und erst dann das fertige Paket ins Ausland zu schicken.

Weg 2. Die Zweitschrift über Diia bestellen

2026 kann man über das Portal Diia Zweitschriften von Urkunden und Auszüge aus dem Personenstandsregister online bestellen.

Der Ablauf ist einfach:

1. auf dem Portal anmelden;
2. die gewünschte Urkunde oder den Auszug auswählen;
3. den Antrag ausfüllen;
4. die Zustellung durch die Ukrposchta (ukrainische Post) wählen;
5. den Antrag mit einer elektronischen Signatur oder mit Diia.Pidpys unterschreiben.

Für Menschen im Ausland gibt es jedoch eine wichtige Einschränkung.

Stand August 2026 werden über Diia bestellte Personenstandsurkunden und Registerauszüge nur innerhalb der Ukraine zugestellt.

Direkt nach Polen, Deutschland, Tschechien, Kanada oder in ein anderes Land kann der staatliche Dienst die Urkunde nicht schicken.

Kann eine andere Person das Dokument abholen?

Ja. Diia sieht ausdrücklich vor, dass die vom Antragsteller bestellte Zweitschrift oder der Auszug von seinem Vertreter abgeholt werden kann.

Dafür ist eine notariell beurkundete Vollmacht nötig, in der ausdrücklich das Recht vorgesehen ist, die entsprechenden Dokumente bei der Post abzuholen.

Nach der Abholung in der Ukraine lassen sich Apostille, Übersetzung und internationaler Versand organisieren.

Über Diia lässt sich also die Bestellung aus der Ferne erledigen, den internationalen Versand müssen Sie aber trotzdem gesondert organisieren.

Weg 3. Die Abholung über einen Vertreter in der Ukraine

Diesen Weg wählt man oft, wenn man im Ausland nicht nur ein neues Exemplar der Urkunde braucht, sondern ein vollständig vorbereitetes Paket.

Der Vertreter kann sich im Rahmen der ihm erteilten Befugnisse an das Standesamt wenden, das Dokument entgegennehmen und für die weiteren Schritte weitergeben.

Die entscheidende Frage ist die Vollmacht.

Wird die Vollmacht in einer ukrainischen konsularischen Vertretung erteilt, wird sie als ukrainische notarielle Urkunde errichtet.

Erstellt ein ausländischer Notar das Dokument, braucht es für die Verwendung in der Ukraine möglicherweise eine Apostille oder eine konsularische Legalisation und eine Übersetzung ins Ukrainische. Ausnahmen hängen von den internationalen Abkommen zwischen der Ukraine und dem jeweiligen Staat ab.

Deshalb sollte die Vollmacht erst vorbereitet werden, wenn der genaue Wortlaut der Befugnisse feststeht, und nicht nach einer allgemeinen Vorlage aus dem Internet.

Schritt für Schritt: eine Urkunde aus der Ukraine beschaffen, während Sie im Ausland sind

Schritt 1. Klären Sie, welches Dokument Sie wirklich brauchen

Bitten Sie die ausländische Stelle, das Dokument so genau wie möglich zu benennen.

Infrage kommen zum Beispiel:

• eine Zweitschrift der Urkunde;
• ein vollständiger Auszug aus dem Personenstandsregister;
• ein Auszug über die Eheschließung;
• ein Dokument über den Geburtsnamen;
• eine Archivbescheinigung;
• eine Kopie des Registereintrags.

Der Unterschied ist grundlegend.

Schritt 2. Nennen Sie uns das Land und die Stelle, bei der Sie das Dokument vorlegen

Ein polnischer Urząd, ein deutsches Standesamt, eine französische Präfektur, eine Universität oder ein Gericht können unterschiedliche Anforderungen haben.

Sie sollten wissen:

• ob eine Apostille nötig ist;
• in welche Sprache übersetzt werden soll;
• ob eine ukrainische notariell beglaubigte Übersetzung angenommen wird;
• ob ein beeidigter Übersetzer des Landes gebraucht wird, in dem das Dokument vorgelegt wird;
• wie „frisch“ das Dokument sein muss.

Schritt 3. Wählen Sie den Weg

Brauchen Sie nur das Dokument, kann das Konsulat passen.

Haben Sie Diia.Pidpys und einen Vertreter in der Ukraine, können Sie Diia nutzen.

Brauchen Sie Urkunde, Apostille, Übersetzung und Versand in einem Ablauf, ist die Beschaffung über einen Vertreter oder einen spezialisierten Dienstleister in der Ukraine bequemer.

Schritt 4. Prüfen Sie die Angaben vor der Apostille

Vergleichen Sie besonders sorgfältig:

• Nachname, Vorname und Vatersname;
• Geburtsdatum und Geburtsort;
• die Nachnamen der Eltern;
• das Datum der Eheschließung oder der Scheidung;
• frühere Nachnamen.

Enthält der Registereintrag einen Fehler, sollte er besser vor der Übersetzung und der internationalen Beglaubigung behoben werden.

Schritt 5. Lassen Sie bei Bedarf eine Apostille anbringen

Für Vertragsstaaten des Haager Apostille-Übereinkommens brauchen ukrainische Dokumente des Standesamts oft eine Apostille des Justizministeriums der Ukraine.

2026 läuft das Verfahren über das erneuerte Elektronische Apostillenregister. Nach der neuen Regelung beträgt die Frist für die Apostille bis zu drei Arbeitstage ab dem Tag nach der Registrierung des Antrags.

Eine Apostille braucht aber nicht jedes Land und nicht jedes Verfahren. Zuerst wird geprüft, was die empfangende Stelle verlangt.

Schritt 6. Lassen Sie das fertige Dokument übersetzen

Ist eine Apostille nötig, ist es meist praktischer, die endgültige Übersetzung erst danach anfertigen zu lassen, damit sie sowohl die Urkunde als auch die Apostille umfasst.

Die Form der Übersetzung hängt vom Land ab: eine normale professionelle Übersetzung, eine notarielle Beglaubigung, eine Übersetzung mit dem Stempel des Büros oder eine Übersetzung durch einen beeidigten/ermächtigten Übersetzer.

Was tun mit einer alten sowjetischen Urkunde?

Wenn Sie noch das alte sowjetische „Büchlein“ haben, sollten Sie es nicht automatisch übersetzen und apostillieren lassen.

Für die Verwendung im Ausland ist es oft praktischer, eine ukrainische Zweitschrift nach aktuellem Muster zu bekommen.

Dafür gibt es mehrere Gründe:

• das neue Dokument wird auf Grundlage des aktuellen Eintrags im Personenstandsregister erstellt;
• die Aktualität der persönlichen Daten lässt sich leichter prüfen;
• das Risiko von Problemen bei der Prüfung eines alten Stempels oder einer alten Unterschrift sinkt;
• das neue Dokument lässt sich leichter apostillieren.

Ist der Registereintrag alt und nicht vollständig digitalisiert, müssen unter Umständen die Papierbücher oder das Archiv geprüft werden. Deshalb dauern solche Anfragen manchmal länger.

Und wenn der Registereintrag in einem besetzten Gebiet geblieben ist?

Dass man keinen Zugang zum früheren Standesamt hat, heißt für sich genommen nicht, dass das Dokument nicht wiederhergestellt werden kann.

Die ukrainischen Behörden arbeiten mit dem Staatlichen Register, mit Archivdaten und mit Verfahren zur Wiederherstellung von Registereinträgen.

Ist der Eintrag nicht in der elektronischen Datenbank zu finden oder ist das Papierbuch verloren, kann ein gesondertes Such- oder Wiederherstellungsverfahren nötig sein.

In einer solchen Situation lässt sich die Dauer seriös erst abschätzen, wenn die Ausgangsdaten geprüft sind.

Was die Beschaffung von Dokumenten aus der Ferne kostet

Das staatliche Verwaltungsverfahren und ein Service mit Komplettbetreuung sind unterschiedliche Bestandteile des Preises.

Auf der Website des Übersetzungsbüros Admiral sind Stand August 2026 folgende Richtwerte angegeben:

• Beschaffung einer Urkunde: 2.500 UAH;
• Beschaffung eines Auszugs: 2.600 UAH.

Diese Beträge sollte man nicht automatisch als Preis für ein fertiges Paket für das Ausland verstehen.

Gesondert berechnet werden können:

• die Vollmacht;
• die Apostille;
• die Übersetzung;
• die notarielle Beglaubigung oder die Bestätigung durch einen beeidigten Übersetzer;
• zusätzliche Exemplare;
• der internationale Versand.

Genau berechnen lässt sich der Preis, sobald klar ist, welches Dokument gebraucht wird und wo es vorgelegt werden soll.

Praktische Checkliste für Menschen im Ausland

Bereiten Sie vor der Bestellung sechs Antworten vor:

1. Welches Dokument genau wird gebraucht: eine Urkunde oder ein Auszug?
2. Um welches Ereignis geht es, und wann wurde es ungefähr registriert?
3. Für welches Land und welche Stelle wird das Dokument vorbereitet?
4. Ist eine Apostille oder eine Legalisation nötig?
5. Welche Art von Übersetzung akzeptiert die empfangende Stelle?
6. Wohin soll das fertige Paket in Papierform geschickt werden?

Haben Sie eine alte Kopie der Urkunde, schicken Sie sie uns, auch wenn sie beschädigt oder nicht mehr aktuell ist. Nummer des Registereintrags, Datum und ausstellende Behörde können die Suche erheblich erleichtern.

So organisieren Sie die Beschaffung über das Übersetzungsbüro Admiral

Admiral bietet die Beschaffung von Dokumenten in der Ukraine als eigene Leistung an und kümmert sich um Zweitschriften von Geburts-, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden sowie um Auszüge aus dem Personenstandsregister.

Auf der Website des Unternehmens sind außerdem angegeben:

• über 130 Büros in der Ukraine;
• vollständige Abwicklung online;
• Apostille;
• Übersetzung von Dokumenten;
• notarielle und andere Arten der Beglaubigung;
• internationaler Versand der fertigen Dokumente.

Der praktische Vorteil eines Komplettpakets: Kunden im Ausland müssen nicht erst die Beschaffung des Dokuments organisieren, dann jemanden für die Apostille suchen, danach einen Übersetzer und am Ende noch einen Kurier.

Für eine erste Kalkulation reicht es, uns einen vorhandenen Scan oder ein Foto des Dokuments zu schicken und Land, Stelle und Zweck der Vorlage zu nennen. Danach lässt sich klären, was genau nötig ist: eine Zweitschrift oder ein Auszug, eine Apostille und welche Art von Übersetzung.

FAQ: Beschaffung von Dokumenten aus der Ferne

Kann man eine Zweitschrift der Geburtsurkunde aus dem Ausland bekommen?

Ja. Sie können sich an eine zuständige konsularische Vertretung der Ukraine wenden, Diia mit Abholung in der Ukraine nutzen oder die Abholung über einen Vertreter organisieren.

Schickt Diia Urkunden ins Ausland?

Nein. Stand August 2026 werden Zweitschriften und Auszüge über die Ukrposchta nur innerhalb der Ukraine zugestellt. Das Dokument kann ein Vertreter mit notarieller Vollmacht abholen, der internationale Versand wird danach gesondert organisiert.

Kann man eine Urkunde über eine Vollmacht bekommen?

Ja. Nach den geltenden Regeln kann die Zweitschrift einem Vertreter der berechtigten Person gegen eine ordnungsgemäß beurkundete Vollmacht ausgehändigt werden. Den genauen Text der Vollmacht stimmt man am besten vorher ab.

Hat eine Zweitschrift weniger Rechtskraft?

Nein. Eine erneut ausgestellte Urkunde hat dieselbe Rechtskraft wie das Originaldokument.

Was ist für die Vorlage im Ausland besser: eine Urkunde oder ein Auszug?

Das hängt von den Anforderungen der jeweiligen Stelle ab. Für manche Verfahren braucht man die Urkunde, für andere einen erweiterten Auszug aus dem Register. Nach einer Scheidung wird zum Beispiel keine Zweitschrift der Heiratsurkunde ausgestellt, deshalb kann ein Auszug nötig sein.

Fazit

2026 bedeutet die Beschaffung von Dokumenten aus der Ukraine nicht mehr zwingend eine Reise dorthin. Eine Zweitschrift bekommt man über eine konsularische Vertretung, per Online-Bestellung bei Diia oder über einen Vertreter.

Am wichtigsten ist, nicht mit der Frage „Wie bekomme ich am schnellsten ein Duplikat?“ anzufangen, sondern zuerst zu klären, welches Dokument die Stelle am Ende akzeptiert. Mal braucht man die Urkunde, mal einen Auszug, und für die Verwendung im Ausland kommen noch die Apostille und eine bestimmte Art der Übersetzung hinzu.

Beim Übersetzungsbüro Admiral lässt sich dieser Weg komplett organisieren: von der Beschaffung des neuen Dokuments in der Ukraine über Apostille, Übersetzung und Beglaubigung bis zum Versand des fertigen Pakets zu Ihnen ins Ausland.