Führungszeugnis aus der Ukraine: wie man es bekommt und wofür man es braucht

Als „Führungszeugnis (Strafregisterauszug) aus der Ukraine“ bezeichnet man üblicherweise ein Dokument, das Angaben über das Vorliegen oder Fehlen von Vorstrafen bestätigt und, je nach Art, weitere Informationen über die strafrechtliche Verfolgung einer Person enthält. Offiziell wird es heute als Auszug aus dem Informations- und Analysesystem des Innenministeriums der Ukraine (MVS) „Erfassung von Angaben über die strafrechtliche Verfolgung einer Person und das Vorliegen von Vorstrafen“ ausgestellt. Man braucht es in der Ukraine oder im Ausland. Klären Sie deshalb vor dem Antrag den Zweck, die nötige Art des Dokuments und die Anforderungen der Stelle, die es annehmen wird.

Was ist ein ukrainisches Führungszeugnis?

Im Alltag und bei der Suche im Internet sind Bezeichnungen wie „Führungszeugnis Ukraine“ oder „Bescheinigung über das Fehlen von Vorstrafen“ üblich. Im offiziellen Verfahren des MVS heißt es „Auszug“. Das ist ein amtliches Dokument in Papier- oder elektronischer Form, das auf Grundlage der Daten des betreffenden Informations- und Analysesystems erstellt wird. Die Angaben darin sind zum Datum und zur Uhrzeit der Erstellung aktuell. Jeder Auszug erhält eine eindeutige elektronische Kennung, einen QR-Code, über den sich der zugehörige Datensatz aufrufen und das Dokument prüfen lässt.

Der Inhalt hängt von der gewählten Art ab. In einem Fall bestätigt der Auszug nur, ob Vorstrafen vorliegen oder nicht. In einem anderen kann er umfassendere Angaben enthalten, insbesondere zur strafrechtlichen Verfolgung und zu den im Strafprozessrecht vorgesehenen Beschränkungen. Bevor Sie den Auszug beantragen, sollten Sie deshalb die Anforderungen der Organisation, des Arbeitgebers oder der ausländischen Stelle klären, bei der Sie ihn einreichen wollen.

Wofür braucht man ein Führungszeugnis?

Der Auszug wird in verschiedenen Situationen verlangt, wenn eine Stelle die betreffenden Angaben über eine Person amtlich bestätigt haben muss. Das Dokument kann sowohl in der Ukraine als auch für Unterlagen in einem anderen Staat verwendet werden. Die konkreten Anforderungen hängen vom Verfahren ab, deshalb passt ein und dieselbe Form des Auszugs nicht immer für alle Fälle.

Häufige Situationen, in denen man den Auszug brauchen kann:

• eine Anstellung, wenn das Gesetz oder der Arbeitgeber ein solches Dokument vorsieht;
• ein Visum und andere Dokumente für die Ausreise ins Ausland;
• die Einreichung von Unterlagen bei Stellen eines anderen Staates;
• die Einbürgerung oder bestimmte Genehmigungen;
• eine Adoption, die Übernahme einer Vormundschaft oder Pflegschaft;
• die Teilnahme an Verfahren, für die eine amtliche Bestätigung der Angaben über Vorstrafen nötig ist.

Wenn Sie das Führungszeugnis für eine Arbeit im Ausland brauchen, ist es besonders wichtig, die Anforderungen der anfordernden Stelle vorab zu kennen. Sie kann die Art des Auszugs, die Form des Dokuments sowie Apostille, Übersetzung und Beglaubigung vorschreiben. So vermeiden Sie, dass Sie das Dokument zwar schon haben, es aber die formalen Anforderungen der Stelle nicht erfüllt.

Welche Arten von Auszügen gibt es?

Das System sieht zwei Hauptarten vor: den verkürzten und den vollständigen Auszug. Sie unterscheiden sich im Umfang der Angaben, deshalb richtet sich die Wahl nach dem Zweck. Wird das Dokument für eine bestimmte Stelle vorbereitet, klären Sie deren Anforderungen am besten schon vor dem Antrag.

Verkürzter Auszug

Der verkürzte Auszug enthält Angaben darüber, ob Vorstrafen vorliegen oder nicht. Er eignet sich, wenn der Stelle, die das Dokument annimmt, genau diese Bestätigung genügt. Wählen Sie den verkürzten Auszug nicht automatisch, nur weil er weniger Angaben enthält. Entscheidend sind die Anforderungen des Verfahrens, für das das Dokument gebraucht wird.

Steht in der Liste der Unterlagen nur „Bescheinigung über das Fehlen von Vorstrafen“, sollten Sie zusätzlich prüfen, welche Art von Auszug angenommen wird. Das gilt besonders im Kontakt mit ausländischen Behörden, denn deren Anforderungen können von den ukrainischen abweichen.

Vollständiger Auszug

Der vollständige Auszug enthält umfassendere Angaben. Er umfasst Angaben darüber, ob die Person strafrechtlich verfolgt wurde, ob Vorstrafen vorliegen oder nicht, sowie über die im Strafprozessrecht der Ukraine vorgesehenen Beschränkungen. Deshalb kann der vollständige Auszug in Verfahren verlangt werden, in denen die bloße Bestätigung, nicht vorbestraft zu sein, nicht ausreicht.

Die beiden Formen unterscheiden sich nicht im Aussehen, sondern im Umfang der Angaben. Fragen Sie vor dem Antrag bei der Stelle nach, die das Dokument verlangt, welche Variante nötig ist. Das ist einfacher, als den Antrag wegen einer falsch gewählten Art des Auszugs neu zu stellen.

Wie bekommt man ein Führungszeugnis in der Ukraine?

Wer heute wissen will, wo man ein Führungszeugnis bekommt, muss nicht unbedingt persönlich zu einer Behörde gehen. Der Antrag kann über offizielle elektronische Dienste gestellt werden, insbesondere über die Dienste des MVS und über Diia, das staatliche Online-Portal. Die territorialen und regionalen Servicezentren des MVS stellen solche Auszüge nicht aus, für dieses Dokument muss man also nicht dorthin gehen.

Wenn Sie das Führungszeugnis online über Diia beantragen, gehen Sie so vor:

• anmelden und den Dienst „Auszug über das Fehlen von Vorstrafen“ öffnen;
• die persönlichen Daten prüfen;
• den verkürzten oder den vollständigen Auszug wählen;
• den Zweck des Auszugs angeben;
• Angaben zu geänderten persönlichen Daten machen, falls es solche Änderungen gab;
• den Geburtsort ergänzen und den Antrag bestätigen.

Nach der Bearbeitung des Antrags erhalten Sie den fertigen Auszug in elektronischer Form. Für viele innerukrainische Verfahren ist der Online-Auszug eine bequeme Lösung, und das Führungszeugnis lässt sich aus der Ferne beantragen. Wird das Dokument außerhalb der Ukraine verwendet, prüfen Sie gesondert, ob ein Original in Papierform und weitere Schritte nötig sind.

Welche Unterlagen und Angaben braucht man für den Auszug?

Beim elektronischen Antrag wird ein großer Teil der persönlichen Angaben nach der Anmeldung automatisch übernommen. Prüfen Sie diese Daten sorgfältig und ergänzen Sie, was das Formular verlangt. Unter anderem kann es nötig sein, den Geburtsort, den Zweck des Dokuments und frühere persönliche Daten anzugeben, falls sich diese geändert haben.

Wird der Antrag über einen Vertreter gestellt, wo dies zulässig ist, muss dessen Vollmacht nachgewiesen werden. Beim Antrag in Papierform hängt die Liste der Unterlagen vom Weg der Antragstellung ab, und zusätzliche Anforderungen an Übersetzung oder Beglaubigung können Sie vor der Vorbereitung der Unterlagen beim Übersetzungsbüro Admiral klären. Prüfen Sie vor dem Antrag außerdem die aktuellen Anforderungen des gewählten offiziellen Dienstes und verlassen Sie sich nicht auf alte Anleitungen.

Achten Sie besonders auf die Schreibweise von Nachnamen, Vornamen und gegebenenfalls Vatersnamen sowie auf Angaben zu deren Änderung. Fehler in den persönlichen Daten können Probleme bereiten, wenn Sie das fertige Dokument bei einer anderen Stelle einreichen.

Kann man ein Führungszeugnis aus dem Ausland beantragen?

In vielen offiziellen Verfahren im Ausland wird ein Führungszeugnis verlangt. Ukrainerinnen und Ukrainer können es für eine Anstellung, ein Visum, einen Aufenthaltstitel, die Einbürgerung oder andere Verwaltungsverfahren brauchen. Dank der elektronischen Dienste lässt sich der Antrag aus der Ferne stellen, wenn man sich auf dem vom Dienst vorgesehenen Weg anmelden kann.

Dass man den Antrag online stellen kann, bedeutet aber nicht, dass ein elektronisches Dokument jeder ausländischen Stelle genügt. Die anfordernde Stelle kann ein Dokument in Papierform, eine Apostille und eine Übersetzung verlangen. Wählen Sie die Form deshalb danach aus, wo Sie sich tatsächlich aufhalten und wo das Dokument später eingereicht wird.

Führungszeugnis mit Apostille

Für die amtliche Verwendung in einem anderen Staat kann ein Führungszeugnis mit Apostille nötig sein, wenn das entsprechende Verfahren zur Anerkennung ausländischer amtlicher Dokumente gilt. Die Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels.

Für Dokumente, die das MVS und die von ihm ermächtigten Stellen ausstellen, ist das Innenministerium der Ukraine für die Apostille zuständig. Wird das Dokument für das Ausland vorbereitet, berücksichtigen Sie bei der Apostille für Dokumente die nötige Form: Ein elektronischer Auszug kann weder apostilliert noch konsularisch legalisiert werden. Wenn Sie eine Apostille auf dem Führungszeugnis brauchen, müssen Sie die entsprechende Papierform wählen.

Bei der Vorbereitung von Dokumenten für eine ausländische Stelle ist es wichtig, das Verfahren als Ganzes zu betrachten. Neben dem Auszug selbst können Übersetzung, Beglaubigung und andere Formalitäten nötig sein, deshalb legen Sie die Reihenfolge am besten vorab nach den Anforderungen der anfordernden Stelle fest.

Muss das Führungszeugnis übersetzt werden?

Ob eine Übersetzung nötig ist, entscheidet die Stelle oder Organisation, bei der das Dokument eingereicht wird. Wird ein ukrainischer Auszug im Ausland verwendet, ist oft eine Übersetzung in die Sprache des Ziellands oder in eine andere Sprache nötig, die die konkrete Stelle akzeptiert. Auch die Anforderungen an die Form der Übersetzung können unterschiedlich sein.

Manchmal reicht es nicht, nur den Text des Dokuments zu übersetzen. Denken Sie bei der Vorbereitung daran, dass die Apostillierung von Dokumenten je nach Zielland eine eigene Reihenfolge haben kann. Es kann eine notarielle oder eine andere vom Verfahren vorgesehene Beglaubigung verlangt werden. Klären Sie die Anforderungen der anfordernden Stelle deshalb am besten vorab.

Wie lange dauert es, ein Führungszeugnis zu bekommen?

Die Bearbeitungszeit hängt vom Ergebnis der Datenprüfung und vom gewählten Weg ab. Laut Diia kann der Auszug innerhalb von 10 Arbeitstagen fertig sein, wenn keine zusätzliche Prüfung nötig ist. Müssen die Angaben zusätzlich geprüft werden, kann die Bearbeitung bis zu 30 Kalendertage dauern.

Wenn Sie Dokumente für eine Reise, eine Arbeit oder ein anderes Verfahren im Ausland vorbereiten, rechnen Sie nicht nur mit der Zeit für den Auszug selbst. Hinzu kommen eventuell die Papierfassung, die Apostille, die Übersetzung und die Beglaubigung. Planen Sie deshalb einen Zeitpuffer ein, besonders wenn die anfordernde Stelle eine feste Frist gesetzt hat.

Wie lange ist ein Führungszeugnis gültig?

Der Auszug enthält Angaben, die zum Datum und zur Uhrzeit seiner Erstellung aktuell sind. Eine allgemeine Frist, innerhalb derer das Dokument von allen Stellen garantiert angenommen wird, gibt es nicht. Wie „frisch“ das Dokument sein muss, legt die Organisation oder das Verfahren fest, für das es eingereicht wird.

Beantragen Sie den Auszug deshalb nicht zu früh, wenn das Datum der Einreichung noch nicht feststeht. Klären Sie zuerst die Anforderungen des Arbeitgebers, des Konsulats, der Behörde oder einer anderen anfordernden Stelle. In manchen Verfahren gelten feste Fristen für das Erstellungsdatum des vollständigen oder verkürzten Auszugs.

Was Sie vor dem Antrag prüfen sollten

Vor dem Antrag ist nicht nur wichtig, wie Sie das Führungszeugnis bekommen, sondern auch, welche Anforderungen an das fertige Dokument gestellt werden. Das gilt besonders, wenn es im Ausland verwendet wird. Eine falsch gewählte Art oder Form des Auszugs kann dazu führen, dass Sie das Dokument neu beantragen müssen.

Klären Sie vor dem Antrag einige wichtige Punkte:

• welcher Auszug nötig ist: vollständig oder verkürzt;
• ob die elektronische Form angenommen wird oder ein Dokument in Papierform nötig ist;
• ob eine Apostille nötig ist;
• ob eine Übersetzung nötig ist und in welche Sprache;
• welche Beglaubigung der Übersetzung die anfordernde Stelle verlangt;
• wie aktuell das Dokument bei der Einreichung sein muss.

Prüfen Sie außerdem sorgfältig die persönlichen Daten und den Zweck des Antrags. Ist das Dokument für eine ausländische Stelle bestimmt, haben deren Anforderungen bei der Wahl der Form Vorrang. So bekommen Sie gleich den richtigen Auszug und können ihn korrekt für die weitere Verwendung vorbereiten.